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Fatturazione Elettronica

Anticipare i tempi per essere un’azienda innovativa

Conservazione a norma

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SMAU Milano 2016, Digital Business Evolution by Menocarta.net e Teamsystem

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Servizi & Soluzioni

 

fatturazione

Fatturazione Elettronica

Una proposta di soluzioni estremamente flessibili e full outsourcing, pensate per soddisfare a 360° le richieste di emissione e ricezione di fatture in formato elettronico sia tra privati (B2B) che verso la PA.

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conservazione

Conservazione Sostitutiva a Norma

AFFIDABILITÀ prima di tutto, il servizio di conservazione a norma è infatti garantito dalla figura notarile, che in qualità di Pubblico Ufficiale conferisce validità giuridica ai documenti conservati. Gli standard tecnologi della piattaforma di conservazione raggiungono elevati livelli di sicurezza, senza ricorrere ad alcuna installazione hardware.

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gestione

Gestione Documentale

Consulenza, supporto e implementazione di soluzioni finalizzate a definire e migliorare i processi di acquisizione dei documenti e di gestione delle informazioni. Per una gestione documentale affidabile ed efficiente perfettamente integrata ai gestionali e ai sistemi ERP già in uso

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sicurezza

Sicurezza e Servizi notarili digitali

Un’ampia gamma di servizi correlati ai principali servizi digitali proposti, dalla firma digitale e grafometrica, al rilascio di estratti notarili da conservazione sostituiva.

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Fatturazione Elettronica tra soggetti privati

 

Inizia a partire dal 1° luglio 2016 la sperimentazione dell’Agenzia delle Entrate per testare le funzionalità del “Sistema di Interscambio” nell’ambito della Fatturazione Elettronica tra soggetti privati.

Aderendo alla fatturazione elettronica B2B le imprese potranno beneficiare di alcune semplificazioni fiscali come:

Eliminazione adempimenti
- intrastat, spesometro e black-list
- Rimborso del credito iva
entro tre mesi dalla richiesta.

Menocarta.net rientrando nel programma sperimentale dell’Agenzia delle Entrate, è già in grado di supportare le aziende ed i professionisti che intendono cogliere l’opportunità della fatturazione elettronica. Non si tratterà di aderire ad un semplice adempimento, ma di dare una svolta ai processi amministrativi aziendali, migliorare il controllo di gestione e l’interoperabilità con tutti gli operatori coinvolti come il sistema bancario, le filiere e la pubblica amministrazione.

Per conoscere il servizio e ricevere informazioni scrivi a info@menocarta.net

La Fatturazione Elettronica tra Soggetti Privati è stata introdotta con il decreto legislativo n°127 dell’agosto 2015 ed entrerà in vigore in maniera facoltativa a partire dal 31 marzo 2017.

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Case History

Le nostre case history, aziende innovative che credono nel digitale come un'opportunità di crescita

L’approccio della Rete Menocarta.net è particolarmente attento al coinvolgimento delle massime competenze professionali esistenti in Italia nell’ambito del processo di dematerializzazione-conservazione “a norma” (sostitutiva) della documentazione aziendale, già presenti all’interno delle aziende ad essa aderenti, in particolare sono state individuate le seguenti aree di responsabilità:

  1. Ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva (RDC)

    E’ la figura apicale del processo di conservazione sostitutiva, primo delegato dal Legale Rappresentante dell’azienda, al fine di strutturare e manutenere dinamicamente nel tempo l’intero processo di conservazione sostitutiva con particolare riferimento ai seguenti aspetti principali:

    • (art. 44, co. 1 del CAD) - Requisiti del sistema di conservazione dei documenti informatici:
      • Identificazione certa del soggetto che ha formato il documento,
      • Integrità del documento,
      • Leggibilità e agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative (inclusi dati di registrazione e di classificazione originari)
      • Misure di sicurezza previste dagli artt. 31-36 del D.Lgs. 196/03
    • (art. 44, co. 1 bis del CAD) - Coordinamento tra RDC e Responsabile del Trattamento dei Dati Personali (art. 29 del D.Lgs. 196/2003)
    • (art. 44, co. 1 ter del CAD) - Possibilità da parte del RDC di affidare la conservazione dei documenti informatici e/o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a soggetti terzi pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
    • (Delibera Cnipa 11/2004) Predisposizione del Manuale di Conservazione Sostitutiva e periodico aggiornamento
    • (art. 31-36 del D.Lgs. 196/03) Predisposizione del piano della sicurezza del sistema di conservazione in relazione alla natura dei dati trattati, alle caratteristiche del trattamento nonché alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico , al fine di ridurre al minimo i rischi di:
      • distruzione e perdita accidentale
      • accesso non autorizzato
      • trattamento non consentito dalla legge
      • trattamento non conforme alle finalità

    Il suddetto ruolo può essere ricoperto da un soggetto (persona fisica o giuridica), individuata all’interno dell’azienda o ente finale o in alternativa può essere oggetto di incarico a soggetto esterno (persona fisica o giuridica) di comprovata capacità ed esperienza professionale, quali in particolare i professionisti “partner” di menocarta.net.

    Ruolo dell’entità/soggetto delegato alla messa a punto del processo di dematerializzazione/conservazione, compresa la relativa certificazione e connessi adempimenti con l’Agenzia delle Entrate competente.

  2. Le aziende specializzate nella tematica, aderenti alla rete Menocarta.net, ricopriranno tale ruolo coinvolgendo in prima persona le loro figure professionali iscritte all’Albo dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili nonché iscritte al Registro dei Revisori Contabili: tali specifiche competenze sono indispensabili per garantire l’affidabilità del processo di conservazione nonché per coprire tutte le esigenze attuali e future di certificazione dello stesso processo al fine di garantire la necessaria complessiva compliance tecnico/normativa1.
  3. Si precisa che sarà garantita l’evoluzione della procedura di conservazione sostitutiva anche alla luce della recentissima normativa in tema di “fatturazione elettronica” verso la Pubblica Amministrazione la cui obbligatorietà è prevista a partire dal 6 giugno 2014

    Alle stesse aziende della rete, sarà anche affidata la redazione e il mantenimento nel tempo del cosiddetto “Manuale della Conservazione” nonché di tutta la formalizzazione della struttura di deleghe all’interno dell’azienda. In particolare sarà anche fornito tutto il supporto necessario per la fornitura e configurazione degli strumenti “di sottoscrizione digitale”, al fine di garantire lo standard tecnico di “immodificabilità” dei documenti informatici, richiesto dalla normativa.

    Con riferimento alla specifica attività di trasmissione telematica (ai sensi del D.M del 23.1.2004 e successivi provvedimenti) delle c.d. “impronte informatiche” dei supporti di conservazione sostitutiva che saranno prodotti e gestiti nel tempo, la rete si avvarrà di specifici “intermediario telematico abilitato” partner interni, per tutti gli adempimenti telematici nei confronti dell’Amministrazione Finanziaria 2. Analogamente sarà dato pieno supporto per tutti gli adempimenti obbligatori in tema di versamento e successive comunicazioni, dell’imposta di bollo correlata alle specifiche casistiche previste dalla normativa di riferimento.

    3. Ruolo dell’entità soggetto delegato alla Conservazione nel tempo dei documenti inseriti progressivamente nei “supporti di conservazione sostitutiva”, che mette a disposizione la soluzione applicativa e l’ infrastruttura tecnica nel pieno rispetto dei dettami normativi e tecnici prescritti dalla legislazione vigente (vedi nota)

    3.a) SOLUZIONE APPLICATIVA

    Allo scopo di erogare tutti i Servizi di cui al presente Contratto, eWitness Srl, azienda aderente alla Rete d’Impresa Menocarta.net, mette a disposizione l'infrastruttura tecnologica Sistema eWitness® costituita da implementazione hardware customizzabile e software idonei. Lo strumento hardware Not@reyes®-box è installato presso la sede di SI.GED Srl, quale punto di ingresso nella rete privata virtuale (VPN) criptata di collegamento sicuro al Sistema eWitness®.

    Per ogni documento ricevuto la procedura di Conservazione a norma eWitness® ne calcola l’impronta informatica (tramite funzioni crittografiche di “hash” con algoritmo “SHA-256” in conformità alla vigente deliberazione di DigitPA (già CNIPA) emanata ai sensi dell’articolo 3, comma 2, del D.P.C.M. 30 marzo 2009) e identifica il file con informazioni sintetiche del dato in ingresso.

    Tali informazioni identificative danno origine, per ogni dato in ingresso, a una ricevuta (documento elettronico) munito di Firma Elettronica Avanzata e collegato univocamente al relativo documento. Il Responsabile della Conservazione con tale ricevuta dà evidenza e certifica l’avvenuta archiviazione.

    Questa prima fase della Conservazione termina con l’ulteriore apposizione della marcatura temporale e della firma digitale qualificata da parte del Pubblico Ufficiale (e responsabile della conservazione), per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento di origine.

    Infine, a supporto del processo di Conservazione, verrà creato l'indice di conservazione (il cosiddetto “file di chiusura”) e che racchiude all’interno di un unico file l’insieme delle impronte e l’indice dei documenti contenente le impronte. Per la generazione di tale indice il sistema eWitness® si riferisce e rispetta i princìpi definitivi nella norma UNI 11386:2010 SinCRO (Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) che definisce la oggetto di conservazione sostitutiva; in particolare, precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11.

    L'utilizzo di tale standard consente di sfruttare una struttura-dati condivisa al fine di raggiungere un soddisfacente grado d'interoperabilità (descrivendone sia la semantica sia l'articolazione per mezzo del linguaggio formale XML e grazie all'adozione di uno schema appositamente elaborato).

    La Conservazione a norma dei documenti termina con l’apposizione sull’insieme delle impronte (indice di conservazione) della Firma Digitale Qualificata e la marca temporale da parte del Pubblico Ufficiale (delegato dal Responsabile della Conservazione).

    Tutte le evidenze informatiche generate dal sistema eWitness® seguono gli standard ISO che definiscono i formati per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. In particolare:

    * PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005 Livello B)

    * strutture dati XML

    Anche per ciò che riguarda le Firme Digitali e l’apposizione delle marche temporali il sistema eWitness® utilizza procedure conformi alle normative e agli standard europei. In particolare vengono utilizzate:

    * la firma PAdES-T (PDF Advanced Electronic Signatures with Timestamp - Standard ETSI TS 102 778)

    * le firme XAdES-T (XML Advanced Electronic Signatures with Timestamp - Standard ETSI TS 101 903)

    4. Ruolo del Pubblico Ufficiale previsto dalla normativa tecnica nelle specifiche fattispecie indicate dalla normativa

    Il sistema riceve i dati provenienti dal Cliente, generando contemporaneamente i loro hash e rendendoli “statici” e “immodificabili” mediante l’apposizione di una firma digitale. Il sistema invia al Cliente un’attestazione di avvenuta conservazione dei dati, muniti dei relativi hash, riferimento temporale e firma digitale. Tutti i dati presenti sul sistema eWitness® vengono firmati dal Notaio indicato dal Cliente in qualità di delegato dal Responsabile della conservazione o incaricato a tale ruolo.

    Nel caso si tratti di documenti cartacei dematerializzati, il notaio, in qualità di Pubblico Ufficiale, può rilasciare la certificazione di conformità dei dati digitali agli originali analogici (è richiesto che il procedimento di dematerializzazione sia implementato secondo procedure certificabili e conformi all’ETSI TS 102 573 oppure ad uno standard della famiglia ISO 27000).

    In tal caso il notaio assolve a due ruoli fondamentali:

    - in qualità di Pubblico Ufficiale, sovrintende al processo di dematerializzazione, assumendosi la responsabilità del buon esito del suddetto e certificandone il risultato

    - in qualità di Responsabile della conservazione, effettua la conservazione sostitutiva dei documenti dematerializzati, rilasciando eventuale certificazione notarile di conformità e potendo procedere, qualora fosse necessario, al riversamento sostitutivo.

    Presso eWitness® i dati sono conservati in modo sostitutivo per il tempo che il Cliente ritiene necessario (la legge prescrive la conservazione della documentazione commerciale ed amministrativa per dieci anni).

    Ogni caricamento di dati sul sistema è munito di firma digitale, riferimento temporale, nonché di una marca temporale che viene apposta alla fine del giorno di caricamento. Il processo rispetta quanto previsto dalla normativa per la Conservazione sostitutiva di documenti a rilevanza tributaria e non.

    Grazie alla presenza di un notaio nell’architettura stessa del sistema eWitness®, questa soluzione consente alle imprese di applicare il processo di dematerializzazione e Conservazione sostitutiva a tutti quei documenti per cui la legge impone la presenza di un Pubblico Ufficiale, quali i documenti definiti originali unici, i contratti, e quelli per cui la normativa non si è espressa in modo esplicito.

  • AVM Holding
    Integrazione della dinamica di fatturazione elettronica dell’intera filiera dei fornitori.
  • Silca
    La conservazione a norma a completamento di un sistema perfettamente integrato.
  • Bellco
    E se l'80% della clienti rientrano nella Pubblica Amministrazione...
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Competenza e Professionalità

La nostra esperienza si basa sulle competenze di Commercialisti e Notai, che con noi hanno condiviso la vision del rinnovamento digitale come elemento strategico di crescita.

Menocarta.pro srl è un network di Commercialisti esperti in tematiche digitali che intende valorizzare la figura del professionista qualificato al servizio di enti e imprese. Attraverso corsi di formazione qualificata, Menocarta.pro forma i Professionisti per diventare Responsabili della Conservazione, figura professionale obbligatoria e centrale nel sistema di conservazione.

 

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