Profilo aziendale

La Fidia Farmaceutici Spa, azienda italiana fondata nel 1946 che opera nel settore farmaceutico, è parte integrante di P&R Holding, gruppo italiano costituito da società operanti nella chimica con stabilimenti in Italia e all'estero, i cui settori prevalenti di business sono i principi attivi per la produzione di antibiotici ed antitumorali, le resine epossidiche, i farmaci e i dispositivi medici per la cura di patologie ad elevata rilevanza socio-economica. I due stabilimenti di Fidia si trovano ad Abano Terme (PD) e Noto (SR). Attraverso l’eccellenza nella propria ricerca, Fidia ha sviluppato le più avanzate tecniche di sviluppo tecnologico, produzione e trasformazione dell’acido ialuronico, molecola per la quale l’azienda è leader a livello mondiale. Fidia Farmaceutici commercializza i propri prodotti nel mondo, non solo attraverso accordi di licensing con società locali e internazionali di primaria importanza, ma anche attraverso una presenza diretta negli Stati Uniti, in Kazakistan e in Germania. La società ha oltre 500 dipendenti e un fatturato annuo intorno ai 170 milioni di euro.


Settore

Farmaceutico


Le esigenze

La principale esigenza è stata di adeguarsi a un obbligo normativo in vigore dal 6 giugno 2014, che prevede l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti che operano nei confronti della Pubblica amministrazione. Ma l’esigenza di dematerializzazione e di riorganizzare l’azienda era ormai matura per una società che emette circa 40 mila fatture all’anno, la cui gestione – nel formato cartaceo - comporta duplicazioni, perdite di tempo e inefficienze.


Soluzione in uso

Il progetto nella prima fase di realizzazione si è concentrato sulla dematerializzazione del ciclo attivo di fatturazione e sulla gestione dei flussi di fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione oltre che della relativa conservazione a norma; nello specifico, il processo di dematerializzazione del ciclo attivo ha permesso all’azienda di conservare in modalità sostitutiva su base annua circa 40 mila fatture attive, di cui circa 10 mila effettuate nei confronti della pubblica amministrazione, oltre a circa 20 mila ricevute (2 per ogni documento) connesse agli invii delle fatture elettroniche verso la P.A. La società, fornita di credenziali, può in qualsiasi momento accedere alla piattaforma informatica messa a disposizione da Menocarta.net per visualizzare i documenti o verificare lo stato di avanzamento delle fatture elettroniche emesse nei confronti della P.A. L’azienda produce i flussi di fatture verso la P.A. in formato XML ed i flussi di fatture verso enti privati in formato PDF. Questi documenti sono generati direttamente dall’ERP aziendale periodicamente con una cadenza di 3 blocchi al mese con una stima di circa 1.000 fatture a volta: ciascun file viene sottoscritto digitalmente da un incaricato interno all’azienda e, in seguito alle verifiche del responsabile della conservazione, inoltrato o conservato a seconda della tipologia di cliente (pubblico o privato).

Fatture Elettroniche verso la Pubblica Amministrazione
Conservazione sostitutiva delle fatture del ciclo attivo

Benefici

Nell’arco di soli due mesi l’azienda è stata in grado di portare in conservazione l’intero ciclo attivo di fatturazione attiva del 2014 oltre i flussi di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione. Sono stati registrati notevoli benefici all’interno dell’azienda, perché la dematerializzazione ha portato a una grossa riduzione delle inefficienze dovute alla ricerca e alla catalogazione dei documenti cartacei. La società ha inoltre iniziato un percorso di riorganizzazione di tutti i documenti relativi al processo di fatturazione che porterà alla dematerializzazione di ulteriori 100 mila documenti su base annua (circa 3 documenti per ogni fattura). Per quanto riguarda la fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione, la tempestività e facilità di consultazione dei documenti ha comportato dei benefici riguardo i tempi di incasso delle fatture. E anche un abbattimento dei costi relativi al processo di conservazione dei documenti che è stato stimato nel 60 per cento. Inoltre l’innovazione porterà a una maggiore produttività interna, perché permetterà all’azienda di utilizzare il personale addetto alla catalogazione verso attività più produttive. I tempi di reazione alla riorganizzazione sono stati molto brevi: l’azienda e i suoi dipendenti si sono dimostrati pronti.