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Lunedì, 24 Luglio 2017 12:06

Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi

L'agenzia delle Entrate, con la Risoluzione 96/E del 21 luglio 2017, ha chiarito che le note spese, in quanto documenti a rilevanza fiscale, se conservati digitalmente devono possedere i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità come previsto dalla normativa di riferimento D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”), art. 2 del D.M. 17 giugno 2014 ed art. 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).
Dovranno poi essere garantiti tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del D.P.R. n. 917 del 1986 e dei vari documenti di prassi in materia), nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente (si veda, ad esempio, l’articolo 5 del D.M. 17 giugno 2014).

Nel momento in cui sono garantiti tali requisiti il documento analogico può essere sostituito da quello digitale, senza prevedere l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la congruità tra l’originale analogico e la copia digitale. Diversamente se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione e sia pertanto in documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

Lo stesso vale nel caso in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale. Ossia tali documenti andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.

Scarica la risoluzione 96/E dell'Agenzia delle Entrate

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