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Lunedì, 27 Ottobre 2014 12:18

Fatture P.A., il sistema gestionale deve curare anche la conservazione a norma

27/10/2014

A più di quattro mesi dall’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. previsto dall’art. 1 commi da 209 a 214 della L. 244/2007, le aziende e i dottori commercialisti si stanno confrontando con innumerevoli problematiche operative riscontrate nella fase di predisposizione e invio delle fatture elettroniche.

Il formato della fattura P.A. da trasmettere al Sistema di Interscambio è quello denominato XML (eXtensible Markup Language) secondo lo schema predisposto dalle specifiche tecniche pubblicate sul sito www.fatturapa.gov.it nella sezione “Documentazione FatturaPA”. Il fornitore della Pubblica Amministrazione deve quindi emettere un documento in formato XML del quale dovrà garantirne l’autenticità e l’integrità mediante apposizione di una firma digitale (oppure di una firma elettronica qualificata). Inoltre, per consentire al Sistema di Interscambio di inoltrare la fattura al corretto ufficio destinatario della stessa, il fornitore dovrà inserire il codice IPA antecedentemente comunicato allo stesso da parte della P.A. oppure individuato dal fornitore sul sito www.indicepa.gov.it e i codici CIG (Codice Identificativo Gara) e CUP (Codice Unico di Progetto) ove richiesto.

In questo contesto, il fornitore della P.A. può delegare a terzi sia l’emissione delle fatture, sia la trasmissione all’Ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione. Il mercato dell’informatica, oggi, sta offrendo varie soluzioni per consentire ad imprese e professionisti di adempiere al disposto normativo.
Gli operatori economici sono quindi chiamati a scegliere la soluzione migliore sia in termini di prezzo, sia di “compatibilità” con i propri gestionali cercando di assecondare le modalità organizzative in essere. In una posizione ancora più delicata si trovano invece gli studi professionali perché, da una parte, devono “informare” i clienti del nuovo adempimento e, dall’altra, trovare la soluzione gestionale più consona alla tipologia di clientela trattata.

Lo stress indotto dal fatto di non poter incassare la propria fattura e l’esigenza di dare una pronta risposta al proprio cliente sta portando alla scelta di soluzioni che, di fatto, risolvono solo in parte le predette necessità.
Infatti, ai sensi del 3° comma dell’art. 3 del DM 17 giugno 2014, i documenti informatici, quali le fatture elettroniche, devono essere conservati secondo le modalità di cui alle regole tecniche stabilite con DPCM 3 dicembre 2013 entro 3 mesi dal termine di trasmissione telematica della dichiarazione dei redditi cui le fatture si riferiscono e per la durata di 10 anni.

Molte soluzioni informatiche proposte dal mercato, per lo più gratuite, non prevedono questo adempimento fondamentale: un documento informatico conservato senza il rispetto delle predette regole ne inficia la sua validità con tutte le conseguenze, civili e penali, che ne derivano.
Quindi, prima ancora di decidere quale soluzione gestionale adottare per poter ricevere il giusto compenso per la prestazione o per la vendita effettuata nei confronti della P.A., occorre domandarsi dove conservare le fatture elettroniche; un semplice salvataggio sul server aziendale o di studio ed un successivo backup sono insufficienti.

L’art. 7 delle predette regole tecniche di conservazione prevede la nomina di un responsabile della conservazione da parte del soggetto interessato alla conservazione dei propri documenti (quali le fatture elettroniche emesse verso la P.A.) e dei libri e registri contabili.

Centrale la figura del responsabile della conservazione

Le funzioni principali a questi attribuite sono le seguenti: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare; gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente; generare il rapporto di versamento; generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione; provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; predisporre il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e curarne l’aggiornamento periodico.

Dalla lettura sin qui condotta, traspare la centralità del responsabile della conservazione e, data l’importanza dei documenti, libri e registri contabili delle imprese, risulta quasi naturale attribuire questa mansione o al CFO interno all’impresa, se esistente, oppure al dottore commercialista, esperto sia in materia contabile che legale, e non ad altri.
Invece di scegliere frettolosamente la prima soluzione prospettata (anche gratuita), soffermiamoci, da una parte, sulla soluzione che avrà il miglior impatto organizzativo e, dall’altra, sulle clausole contrattuali per verificare se, oltre a creare e trasmettere la fattura elettronica verso la P.A., il servizio possa curare anche la conservazione decennale a norma, con l’assunzione diretta o per il tramite del proprio dottore commercialista di fiducia della qualifica di responsabile alla conservazione. Figura, questa, già oggi ricoperta dai dottori commercialisti, tenutari delle scritture contabili, per conservare i predetti documenti contabili in formato cartaceo.

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