Fatturazione elettronica, gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma

Shared Service Center

Una nuova ed innovativa organizzazione di servizi di outsourcing che fa leva sulla digitalizzazione di tutti i processi amministrativi contabili e fiscali, chiamando a raccolta qualificate risorse operative di importanti studi professionali distribuiti sul territorio nazionale.

Per la prima volta una serie di centri in cui condividere le specializzazioni di risorse qualificate con processi e procedure efficienti, in grado di interagire in modalità digitale con le amministrazioni pubbliche, i tribunali, l'Agenzia delle Entrate e il sistema bancario.

L’offerta dei servizi è orientata in particolare a tutte le nuove iniziative di start-up e più in generale di imprese innovative che vogliano massimizzare la qualità dei servizi professionali in outsourcing beneficiando dell’efficienza e dei minori costi che la gestione digitale nativa dei processi consente. Inoltre, in tema di fatturazione elettronica B2B, oltre alla dinamica verso la PA, il modello del SHARED SERVICE CENTER è elemento fondamentale di supporto per Menocarta.net, nell’accompagnare i grandi buyer “aziende capofiliera” nell’ integrazione di processo con fornitori e/o clienti attraverso l’adozione della sola fatturazione elettronica strutturata, già compliant ai dettami del D.Lgs. 127/2015 in vista degli incentivi fiscali a partire dal 1 gennaio 2017.

Video di presentazione SHARED SERVICE CENTER per i professionisti

sistema bancario

Fatturazione elettronica B2B

Menocarta.net ha già avviato dei progetti di piena gestione del ciclo di fatturazione elettronica tra privati, dove l’intero processo, dall’emissione della fattura da parte del Fornitore alla ricezione e pagamento da parte del Cliente, è gestito digitalmente con la massima efficienza operativa.
Il CONTROLLO DI GESTIONE, nei progetti già avviati, ha messo in evidenza vantaggi non trascurabili sia per l'azienda Cliente che per il Fornitore.
Di seguito sono riportati due modelli a confronto nell'ambito della FORNITURA DI BENI.

risparmio fatturazione

VANTAGGI PER IL FORNITORE:

• Risparmi di tempo
• Perfezionamento immediato delle obbligazioni contrattuali
• Possibilità di scontare finanziariamente il flusso di fornitura

VANTAGGI PER IL CLIENTE:

• Risparmi di tempo e azzeramento delle attività a basso valore aggiunto
• Riduzione dei costi del personale addetto
• Annullamento degli errori di registrazione delle fatture
• Semplificazione del processo autorizzativo di pagamento
• Riduzione dei contenziosi

POSSIBILI SCENARI FUTURI

L'introduzione della fatturazione elettronica tra privati condurrà all'automazione e allo snellimento dei processi amministrativi, dove la professionalità di Auditor e Commercialisti svolgerà un ruolo indispensabile nel convalidare il "SISTEMA DI CONTROLLO AZIENDALE" e l' "INTEGRITÀ DEI FLUSSI FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B".
L'attività di assurance e la compliance nella validazione del processo, introducono un modello adatto ad integrare la fatturazione elettronica con i servizi bancari di incasso e pagamento. Si delineerà pertanto un iter procedurale che farà leva sull'articolato sistema di validazione dei seguenti ambiti:
• Verifica ed attestazione delle procedure contabili ed amministrative interne all'azienda emittente il flusso di fatturazione elettronica;
• Verifica dell'esistenza e validità delle operazioni attive aziendali sottostanti i flussi di fatturazione attiva;
• Verifica delle condizioni di pagamento contrattualmente concordate tra azienda cliente / fornitore e condivisione delle stesse con l'entità bancaria di riferimento.
In questo orizzonte, lo sviluppo della fatturazione elettronica B2B dovrà dunque prevedere:
• l'adozione di un formato standard (es. EDI o XmlPA).
• l'interazione e l'integrazione del Sistema di Interscambio SOGEI con il canale bancario per la trasmissione dati all'Agenzia delle Entrate.
In questo modo sarà possibile prevedere le SEMPLIFICAZIONI SUGLI ADEMPIMENTI FISCALI prospettate a partire dal 2017 , per le aziende che aderiranno alla fatturazione elettronica tra privati.

I seguenti schemi ipotizzano alcuni modelli di riferimento per il "sistema fatturazione elettronica tra privati" in Italia:

POSSIBILI SCENARI FUTURI  
POSSIBILI SCENARI FUTURI
POSSIBILI SCENARI FUTURI

Servizi Notarili

Dematerializzazione di documenti analogici originali con copia conforme notarile

Preliminarmente all’attività di Conservazione Sostitutiva della documentazione aziendale, per l’impresa si rende necessario intraprendere il processo di dematerializzazione dei documenti analogici originali che consenta di mantenere inalterato il valore legale e probatorio:

Il procedimento si articola nelle seguenti fasi:

  • Ricezione della documentazione e controllo preliminare;
  • DEMATERIALIZZAZIONE: acquisizione dei documenti analogici attraverso l’utilizzo di scanner professionali;
  • VALIDAZIONE: verifiche e controlli propedeutici all’attestazione di equivale;
  • DATA CERTA: attribuzione di data certa al documento digitale ottenuto dal processo di dematerializzazione da parte del notaio;
  • CONSERVAZIONE: invio al sistema di conservazione della copia digitale del documento analogico originale;
  • COPIA CONFORME: rilascio della copia conforme notarile dell’originale documento dematerializzato.

Il ruolo del notaio è pertanto imprescindibile per le esigenze di sicurezza e compliance legale. Sulla base dell’attuale normativa vigente il notaio si fa garante dell’attestazione dell’esatta equivalenza tra documento originale analogico e corrispondente documento digitale conservato.
 

Escrow Notarile e Trust Services

Deposito escrow di codice sorgente

L’escrow è il contratto con cui uno o più soggetti depositano un documento o, in generale, un bene aziendale di essenziale rilevanza economica presso un depositario terzo e indipendente, che si impegna a restituirlo ad un soggetto beneficiario diverso dal depositante, dopo l’adempimento di una certa prestazione o al verificarsi di un evento determinato contrattualmente.

Menocarta.net consente all’azienda cliente di tutelare gli asset strategici per il proprio business, depositandoli in garanzia presso un notaio.

Il ruolo del Notaio:

Grazie all’intervento del Notaio quale Trusted Third Party e all’adozione di sistemi di deposito sicuri secondo i più elevati standard di qualità tecnologica, Menocarta.net consente alle aziende di salvaguardare e tutelare gli asset strategici per il proprio business. Con l’ausilio del Notaio, Menocarta.net potrà assistere l’Azienda in fase di consulenza e di stesura di un contratto di deposito ad hoc.


Deposito scrow di chiavi private di cifratura dati biometrici  

La firma biometrica (o grafometrica) è quel particolare tipo di firma elettronica avanzata che si ottiene dal rilevamento dinamico dei dati calligrafici della firma effettuata con penna elettronica. La criptografia dei dati dinamici rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza e la verifica dell’integrità dei dati stessi.

Il ruolo del Notaio:

Grazie all’intervento del Notaio quale Trusted Third Party e all’adozione di sistemi di deposito sicuri secondo i più elevati standard di qualità tecnologica, Menocarta.net consente ai dottori commercialisti di supportare le aziende loro clienti nello sviluppo e nella realizzazione di architetture di firma grafometrica di depositare le proprie chiavi private di decifratura e le chiavi pubbliche di cifratura, potendo certificare l’autenticità delle operazioni compiute.


Estratti notarili da conservazione sostitutiva a norma.

L’emissione degli estratti notarili consiste nell’attestazione della regolare tenuta delle scritture contabili. Trattandosi di scritture tenute in modalità informatica, il notaio deve procedere a verifiche informatiche che attestino la corretta formazione, ovvero il rispetto degli obblighi previsti dalla normativa (sottoscrizione elettronica, marca temporale, etc.)

La soluzione proposta da Menocarta.net fornisce al notaio il supporto di esperti in materia di archiviazione digitale e tutti strumenti tecnologici per effettuare in modo rapido e sicuro tutte le verifiche informatiche necessarie ad affermare la corretta tenuta delle scritture in modalità informatica, come richiesto dalla normativa.

Menocarta.net può fornire un supporto qualificato per la conservazione di documenti quali

  • Estratti notarili di scritture contabili finalizzato al rilascio di un decreto ingiuntivo;
  • Estratti notarili da libri sociali;
  • Copie analogiche di documenti informatici.

Conservazione sostitutiva

Totalmente in linea con la normativa Italiana ed Europea il servizio si pone l'obiettivo di realizzare una conservazione sostitutiva di qualsiasi tipologia di documento a norma, attraverso l'apposizione di firma digitale e riferimento temporale sui singoli documenti.

La conservazione sostitutiva a norma è il processo informatico che permette di rendere legali i documenti che vengono archiviati digitalmente e che sono resi disponibili nel tempo, attraverso rapide modalità di consultazione che si basano sulla categorizzazione e indicizzazione del documento.

Tali documenti sono ritenuti a tutti gli effetti legali e autentici attraverso l’apposizione della firma digitale riconosciuta e l’apposizione della marca temporale.

Il procedimento di conservazione sostitutiva a norma mantiene la validità legale dei fascicoli sia a livello fiscale, che a livello civile e garantisce l’integrità dei documenti conservati.

 

Le nostre soluzioni

Logo Youdox

Professionisti

 

YouDOX è il servizio di conservazione sostitutiva a norma dedicato ai commercialisti.

Con YouDOX il commercialista può portare in conservazione a norma i documenti gestiti all’interno del suo studio, con notevoli vantaggi in termini di

  • Riduzione dei costi di stampa e di gestione dell’archivio dello studio
  • Efficienza a basso costo, con un unico canone annuale il commercialista può gestire documenti di più clienti
  • Velocità di trasferimento dei file e di consultazione dell’archivio per tutti gli anni richiesti dalla normativa
  • Piena affidabilità della conservazione a norma delegata a Menocarta.net, che come outsourcer si fa carico del processo.

YouDOX consente di trasferire in conservazione a norma LIBRI E REGISTRI CONTABILI E FISCALI e FATTURE ATTIVE delle aziende clienti, avendo a disposizione un unico grande contenitore alternativo all’archivio cartaceo conservato in studio.

Con YouDOX anche la gestione dell’ARCHIVIO DELL’INTERMEDIARIO TELEMATICO diventa digitale, per eliminare i dichiarativi fiscali e i loro allegati dalla scrivania e dagli scaffali.

YouDOX è l’unico servizio di conservazione a norma per cui il commercialista assume IL RUOLO DI RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE, mantenendo il controllo non solo sulle modalità creazione dei documenti, ma anche sulla loro corretta tenuta, delegando ad un notaio la conservazione per tutti gli anni previsti dalla normativa.

Perché scegliere YouDOX:

Attraverso pochi e semplici automatismi YouDOX realizza in modo concreto la gestione digitale dello studio, combinando la semplicità di una piattaforma fruibile via web con la sicurezza di uno strumento altamente qualificato e sicuro.

YouDOX permette al commercialista di offrire un servizio innovativo, differenziandosi dai concorrenti, lasciando la possibilità al commercialista di essere protagonista del processo inarrestabile di digitalizzazione delle imprese.

Massima affidabilità nella gestione e conservazione dei documenti.
Garanzia di aderenza costante alle normative di riferimento.
Unico servizio nel mercato di riferimento che nel processo di conservazione si avvale dell’apporto di un Pubblico Ufficiale, ossia di un Notaio.

Visita il nostro e-commerce per consultare tutte le soluzioni di acquisto


 

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Soluzioni esclusive per le Imprese

 

Per le grandi organizzazioni che necessitano di una gestione più articolata della conservazione a norma le nostre soluzioni esclusive prevedono:

  • Setup del servizio ad hoc sulle esigenze del Cliente;
  • Su richiesta dematerializzazione e smaltimento del cartaceo pregresso;
  • Piena integrazione con il sistema documentale già esistente;
  • Indicizzazione e interfaccia di consultazione dei documenti;
  • Pagamento di un canone annuale fisso basato sui volumi dei documenti in conservazione e a copertura dell'intero periodo di conservazione previsto dalla legge. (Canone annuale = per 10 anni di conservazione, per l'anno fiscale di riferimento)

Soluzioni soggette ad una specifica e diretta valutazione con il Cliente, per informazioni scrivere a info@menocarta.net o contattare il nostro numero 800 317500

Riferimenti normativi e approfondimenti

Elenco dei conservatori attivi accreditati presso AgID tra cui EWITNESS ITALIA S.r.l., azienda aderente alla rete d'impresa Menocarta.net

Gestione Documentale

Menocarta.net è in grado di offrire una serie di soluzioni complete volte alla Conservazione Sostitutiva in formato digitale di qualsiasi tipo di documento (informatico o cartaceo). Il tutto coerentemente con l’attuale normativa vigente italiana.

I servizi di gestione documentale proposti da Menocarta.net possono essere fruiti sia in modalità outsourcing che in client service.


Archiviazione documentale

Servizio di archiviazione in formato digitale di tutte le tipologie documentali.

Il processo di Archiviazione proposto da Menocarta.net inizia impostando il preciso riferimento temporale e della firma digitale qualificata su ciascun documento richiesto e si conclude con il suo salvataggio e back up su un supporto digitale.

Tutto ciò può avvenire per documenti mail e tutta la documentazione postale presente nell’account di posta elettronica, che successivamente è reso disponibile nel file cliente, assieme a tutta la documentazione correlata allo stesso identificativo in anagrafica.

Per l’archiviazione cartacea il servizio di Menocarta.net permette la gestione e l’acquisizione di documenti tramite scansione, stoccaggio, indicizzazione ed eliminazione del supporto fisico in modalità certificata.

Mentre l’eventuale stoccaggio di materiali cartacei avviene con particolare cura, sicurezza e tutela dei beni affidati, presso strutture certificati e dotati di sistemi di sicurezza. La ricerca sui documenti storati avvengono via web, da remoto, su piattaforme che richiedono sistemi di autenticazione. Il tutto con la massima efficienza e riservatezza.

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