Conservazione sostitutiva

Totalmente in linea con la normativa Italiana ed Europea il servizio si pone l'obiettivo di realizzare una conservazione sostitutiva di qualsiasi tipologia di documento a norma, attraverso l'apposizione di firma digitale e riferimento temporale sui singoli documenti.

La conservazione sostitutiva a norma è il processo informatico che permette di rendere legali i documenti che vengono archiviati digitalmente e che sono resi disponibili nel tempo, attraverso rapide modalità di consultazione che si basano sulla categorizzazione e indicizzazione del documento.

Tali documenti sono ritenuti a tutti gli effetti legali e autentici attraverso l’apposizione della firma digitale riconosciuta e l’apposizione della marca temporale.

Il procedimento di conservazione sostitutiva a norma mantiene la validità legale dei fascicoli sia a livello fiscale, che a livello civile e garantisce l’integrità dei documenti conservati.

 

Le nostre soluzioni

Professionisti

 

YouDOX è il servizio di conservazione sostitutiva a norma dedicato ai commercialisti.

Con YouDOX il commercialista può portare in conservazione a norma i documenti gestiti all’interno del suo studio, con notevoli vantaggi in termini di

  • Riduzione dei costi di stampa e di gestione dell’archivio dello studio
  • Efficienza a basso costo, con un unico canone annuale il commercialista può gestire documenti di più clienti
  • Velocità di trasferimento dei file e di consultazione dell’archivio per tutti gli anni richiesti dalla normativa
  • Piena affidabilità della conservazione a norma delegata a Menocarta.net, che come outsourcer si fa carico del processo.

YouDOX consente di trasferire in conservazione a norma LIBRI E REGISTRI CONTABILI E FISCALI e FATTURE ATTIVE delle aziende clienti, avendo a disposizione un unico grande contenitore alternativo all’archivio cartaceo conservato in studio.

Con YouDOX anche la gestione dell’ARCHIVIO DELL’INTERMEDIARIO TELEMATICO diventa digitale, per eliminare i dichiarativi fiscali e i loro allegati dalla scrivania e dagli scaffali.

YouDOX è l’unico servizio di conservazione a norma per cui il commercialista assume IL RUOLO DI RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE, mantenendo il controllo non solo sulle modalità creazione dei documenti, ma anche sulla loro corretta tenuta, delegando ad un notaio la conservazione per tutti gli anni previsti dalla normativa.

Perché scegliere YouDOX:

Attraverso pochi e semplici automatismi YouDOX realizza in modo concreto la gestione digitale dello studio, combinando la semplicità di una piattaforma fruibile via web con la sicurezza di uno strumento altamente qualificato e sicuro.

YouDOX permette al commercialista di offrire un servizio innovativo, differenziandosi dai concorrenti, lasciando la possibilità al commercialista di essere protagonista del processo inarrestabile di digitalizzazione delle imprese.

Massima affidabilità nella gestione e conservazione dei documenti.
Garanzia di aderenza costante alle normative di riferimento.
Unico servizio nel mercato di riferimento che nel processo di conservazione si avvale dell’apporto di un Pubblico Ufficiale, ossia di un Notaio.

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Soluzioni esclusive per le Imprese

 

Per le grandi organizzazioni che necessitano di una gestione più articolata della conservazione a norma le nostre soluzioni esclusive prevedono:

  • Setup del servizio ad hoc sulle esigenze del Cliente;
  • Su richiesta dematerializzazione e smaltimento del cartaceo pregresso;
  • Piena integrazione con il sistema documentale già esistente;
  • Indicizzazione e interfaccia di consultazione dei documenti;
  • Pagamento di un canone annuale fisso basato sui volumi dei documenti in conservazione e a copertura dell'intero periodo di conservazione previsto dalla legge. (Canone annuale = per 10 anni di conservazione, per l'anno fiscale di riferimento)

Soluzioni soggette ad una specifica e diretta valutazione con il Cliente, per informazioni scrivere a info@menocarta.net o contattare il nostro numero 800 317500

Riferimenti normativi e approfondimenti

Elenco dei conservatori attivi accreditati presso AgID tra cui EWITNESS ITALIA S.r.l., azienda aderente alla rete d'impresa Menocarta.net